Klantverhaal

De klant van vandaag verwacht online boeken - Vetstoria maakt het mogelijk

Dierenkliniek Vechtdal Vetstoria case study image 1

70+

Boekingen per maand

40%

Buiten kantooruren geboekte afspraken

11%

Nieuwe klantenpercentagehoger dan het marktgemiddelde van 9%

98% van de huisdiereigenaren van de kliniek zijn dol op de online boekingsfunctie.

Deze gegevens zijn van januari 2024 tot december 2024.

Uitdaging

Dierenkliniek Vechtdal kampte met overweldigende belvolumes die de workflow en klantinteracties verstoorden. Pogingen om een intern boekingssysteem te bouwen mislukten vanwege complexiteit en meerdere PIMS-systemen. Ze hadden een eenvoudigere, schaalbare oplossing nodig om de druk op de frontoffice te verlichten en de planning te moderniseren.

Oplossing

De kliniek implementeerde het realtime online boekingssysteem van Vetstoria om:

✅ Buiten de openingsuren afspraken te laten boeken voor meer gemak voor de klanten

✅ De frontoffice-activiteiten te stroomlijnen door het telefoonverkeer te verminderen

✅ Eenvoudige aanpassingstools te gebruiken en de klantervaring te personaliseren

✅ Te integreren met Animana PMS om de live beschikbaarheid van afspraken te garanderen

Resultaat

🌙 40% van de boekingen buiten de openingstijden van de kliniek gemaakt

📅 70+ afspraken geboekt via Vetstoria in een maand

📞 Verminderde druk op de frontoffice en een betere balans in de werkbelasting

📈 11% nieuwe klanten—boven het marktgemiddelde

☺️ 98% van de huisdiereigenaren gaf positieve feedback op de online boekingservaring

Male Receptionist illustration
Male Receptionist illustration

‘Het belvolume nam toe en we hadden een oplossing nodig’

Bart, Communicatie- en Marketingmanager bij Dierenkliniek Vechtdal, legde uit hoe de kliniek merkte dat het aantal telefoontjes toenam, en zocht naar een duurzame oplossing.

Om de efficiëntie te verbeteren en verstoringen te verminderen, implementeerden ze Vetstoria, dat al snel een essentieel onderdeel van hun planningsproces werd.

“We kregen veel telefoontjes! Op drukke momenten gaf dit klanten een onrustige ervaring bij ons op de praktijk. Tegelijkertijd creëert dit ook onrust bij het personeel”

‘Vetstoria is een erg efficiënt platform dat goed bij onze praktijk past.’

In 2018 had de kliniek kort overwogen om een eigen online afsprakensysteem te ontwikkelen, Vetstoria is een erg efficiënt platform wat goed bij onze praktijk past.

Dierenkliniek Vechtdal Vetstoria case study image 6

“Rond 2018 overwogen we om ons eigen online afsprakensysteem te ontwikkelen, maar het was duur en complex. Ik ben blij dat we het niet hebben doorgezet, want we hadden niets zo efficiënt als Vetstoria kunnen bouwen, vooral met real-time afspraken boeken.”

‘De toegevoegde waarde die Vetstoria genereert, overtreft onze initiële verwachtingen. Ongeveer 19-20% van onze afspraken wordt inmiddels via Vetstoria geboekt.’

‘Met Vetstoria hebben we een merkbare afname van telefoontjes gezien.’

Veel klinieken merken dat Vetstoria helpt om de tijd die aan de telefoon wordt doorgebracht en administratie te verminderen – en de gevoelens van Bart weerspiegelen dit.

“Ongeveer 19-20% van onze afspraken vorige maand werd via Vetstoria geboekt. Toen ik dit met het team deelde, waren ze verrast door hoeveel werkdruk het had weggenomen.”

Dierenkliniek Vechtdal Vetstoria case study image 2

“Vetstoria helpt ons de afsprakenplanning te stroomlijnen, waardoor medewerkers worden bevrijd van telefoontjes, zodat ze zich kunnen concentreren op andere verantwoordelijkheden.”

‘De mogelijkheid om ten alle tijden afspraken te kunnen maken wordt zeer gewaardeerd.’

In een gesprek over boekingstrends gaf Bart aan dat ongeveer de helft van hun Vetstoria-afspraken buiten kantooruren werd gemaakt, met piektijden om 8.00 uur en 18.00 uur.

“Ik vind het zelf ook fijn om afspraken te maken wanneer het mij uitkomt, om dit onze klanten nu ook aan te bieden is een mooie service.”

“Vetstoria helpt het rendement op de praktijk doordat het voor medewerkers meer tijd vrij maakt voor andere taken.”

“Vetstoria helpt het rendement op de praktijk doordat het voor medewerkers meer tijd vrij maakt voor andere taken.”

‘De aanpassings-mogelijkheden van Vetstoria zijn eenvoudig en vrij rechttoe rechtaan.’

“De aanpassingsmogelijkheden van Vetstoria zijn heel eenvoudig. Je kunt communicatie personaliseren en gemakkelijk aanpassingen maken. Het integreert naadloos in onze workflow.

Het biedt een goede balans. Je hoeft geen IT-expert te zijn om het te gebruiken, maar het biedt wel het juiste niveau van aanpassing.”

Vetstoria online booking PIMS Sync 3

‘Onze favoriete functie is dat Vetstoria afspraken real-time in onze agenda worden geboekt.’

‘Het beheren van afspraken op ons eigen tempo heeft geholpen bij de werkdruk.’

Op de vraag naar de impact van Vetstoria op de workflow benadrukte Bart de aanzienlijke voordelen. Hij vertelt ons dat Vetstoria een rustigere, efficiëntere omgeving heeft gecreëerd, wat uiteindelijk de servicekwaliteit van de kliniek heeft verbeterd.

“Vetstoria heeft ons geholpen met de workflow en stelt ons in staat om afspraken in ons eigen tempo te beheren, zonder de druk van onmiddellijke reacties, wat onze werkdruk aanzienlijk heeft verbeterd.”

Dierenkliniek Vechtdal Vetstoria case study image 5

‘Online boeken is de nieuwe norm’

Op de vraag naar feedback van klanten over Vetstoria merkte Bart op dat online boeken een standaardverwachting is geworden in plaats van een uitzonderlijke functie. Hij merkte op dat de integratie van dergelijke technologie aansluit bij de moderne verwachtingen van klanten.

“Onze klanten lijken er erg blij mee te zijn. Online boeken met Vetstoria is de norm geworden”

‘Het supportteam van Vetstoria is altijd behulpzaam en efficiënt geweest.’

We vroegen het team naar het onboardingproces en de doorlopende ondersteuning. Bart herinnerde zich dat de initiële onboarding goed gestructureerd was, met duidelijke communicatie en ondersteuning.

“De onboarding was geweldig—duidelijke communicatie en zeer ondersteunend. We hadden na de onboarding niet veel ondersteuning nodig, maar de momenten dat we dat wel hadden was Vetstoria erg behulpzaam”

Vetstoria - Receptionist full body illustration

We zouden Vetstoria absoluut aanbevelen!We zijn er erg tevreden mee.

Dankzij de realtime onlineboeking van Vetstoria wordt het aantal telefoontjes drastisch verminderd en houdt u de controle. Boek vandaag nog een gratis demo bij ons en ontdek hoe wij u kunnen helpen groeien!

Dierenkliniek Vechtdal Vetstoria case study image 4

Daphne Okker, Veterinary Technician

Daphne is hoofdparaveterinair. Daarnaast is ze onze productmanager, is ze verantwoordelijk voor het dagelijkse rooster en vervult ze de rol van HR-manager voor de assistenten.

Bart - Dierenkliniek Vechtdal

Bart Buijtenhuijs, Communications and Marketing Manager

Bart is verantwoordelijk voor digitale marketing. Hij zorgt ervoor dat onze website, sociale media en alle andere vormen van communicatie up-to-date zijn en aansluiten bij de bedrijfs- en merkidentiteit.

Privacy Preference Center

Copy link
Powered by Social Snap