Customer Story
Vet Practice Björn Becker Transitions from Phone Calls to Online Appointment Booking With Vetstoria
"We needed a digital way to book appointments and ended up with a unique selling point that entices pet owners toward our practice."
Björn Becker, Vet & Social Media Manager - Vet Practice Björn Becker
Veterinary practice Björn Becker is an independently owned practice that has specialized in modern medicine for animals since 1968 and offers a wide range of services for animals of all sizes. They also offer extensive therapy and diagnostic methods, which is unique and vital for their mission to offer the best therapies for animals.
Challenge
Veterinary practice Björn Becker solely relied on phone calls to take appointments at their practice, and they were hampered by calls. They were interested in simplifying the process because, with so much for the staff to do, the practice regularly missed appointment calls or simply kept customers on hold for long periods. It was at this point that Björn decided to adopt Vetstoria to ease the workload at the practice. Though it was a challenge to convince staff to get on board with a modern, digital solution, they soon realized that the platform was a good fit for the practice.
Solution
“What piqued my interest was that Vetstoria is an integrated solution. It works directly with our practice management software without me having to spend lots of time installing it.”
Björn Becker, Vet & Social Media Manager at Vet Practice Björn Becker
Björn Becker found Vetstoria via an Animana newsletter at a time when they were comparing a few other software to enable at their practice. They chose Vetstoria because it’s an integrated solution that works easily without having to spend a lot of time setting it up and installing it. Many platforms offer a “request an appointment feature,” but this feature ends up adding to the practice’s workload, since the staff has to manually follow up. With Vetstoria’s real-time online appointment booking, no follow-ups are needed. It also helps avoid double-booking, making it a huge benefit when trying to solve a practice’s workload and improve its efficiency.
Since we live in a digital world, Björn Becker sought a digital solution for booking appointments, which reduces workload. It also allows pet owners to book appointments while the practice is closed, giving the practice a leg up against the local competition. Vetstoria’s online booking platform also makes it easy for the practice to double-check that their appointments have been scheduled correctly from literally anywhere in the world.
“It’s nice to have the appointment booked immediately, and one doesn’t have to find a free slot and enter it manually. That all went away!”
Björn Becker, Vet & Social Media Manager at Vet Practice Björn Becker
The practice has also integrated Vetstoria’s online booking link to their super-chat feature found on their website. This offers customers multiple options to contact the clinic or book an appointment. One such option is linking the Vetstoria booking link to the WhatsApp features on their chat box. This prompts the booking link if a customer wishes to book an appointment.
According to Björn Becker, many customers residing in that area prefer to receive their appointment reminders via post card, which is a nice, personalized way to send out a reminder. If this process becomes too difficult to maintain, Vetstoria’s “reminder link” feature can be included in an SMS or email sent out by the practice to ensure customers never miss an appointment and can reschedule if necessary.
💡Pro tip:
If your practice uses postcards to send out reminders, you can always insert a QR code so customers can scan this to book or reschedule their appointments.
This would be ideal if you offer appointments via multiple channels as it will help you keep track of these appointments.
Vetstoria’s telemedicine feature was also helpful at the practice — especially for postoperative checkups — and the staff hopes to further employ this feature to offer more telemedicine appointments in the future. Vetstoria’s telemedicine feature allows practices to offer virtual appointments for less urgent cases, opening up space in-clinic for the more urgent cases that require a visit. The telemedicine features does not require Google Meet or Zoom, so pet owners can simply log into their video consultation in one click without having to download any additional software.
Results
The clients and customers at Björn Becker adapted well to Vetstoria’s platform and found the online booking platform easy and quick to use. It helped the practice reduce the number of phone calls they received on a daily basis, making the workload much more manageable.
95%
positive pet owner feedback
Source: Vetstoria platform data during October 2021- April 2022
While the staff at Björn Becker needed a bit of convincing to get on board with Vetstoria’s digital solutions, they later discovered how helpful it can be. Since adopting the platform, the digital solution has been well-received, and staff members now encourage online booking by actively informing patients to use Vetstoria to book appointments.
The onboarding and setup were easy processes for Björn Becker. After just one support appointment, they went live. Vetstoria’s customer support has continued to be a great help to the practice and has helped to set up appointments and features that would be of use to the practice.
“I wanted it to intelligently portray our daily work routine and availability. We managed to do that pretty well with the customer support.”
Björn Becker, Vet & Social Media Manager at Vet Practice Björn Becker
Vetstoria has been a success for the staff at BJÖRN BECKER. The practice hopes to employ more features on the platform to grow their business and offer pet owners the best pet health care possible.
“Just give it a try and go for it. If you don’t offer Vetstoria, someone else will. Now is the time, because people are used to booking online more and more — it’s becoming the preferred option to book appointments with!”
Björn Becker, Vet & Social Media Manager at Vet Practice Björn Becker
About
Veterinary practice Björn Becker is an independently owned practice that has specialized in modern medicine for animals since 1968 and offers a wide range of services for animals of all sizes. They also offer extensive therapy and diagnostic methods, which is unique and vital for their mission to offer the best therapies for animals.
Locations
Bad Bentheim and Heek, Germany
Practice Type
Independent
Practice Management System
Key Features Used
✅ Real-Time Online Booking
Kundenerfolgsgeschichte
Die Tierarztpraxis von Björn Becker steigt mit Vetstoria von Telefonanrufen auf Online-Buchungen um
"Wir benötigten einen digitalen Weg, um Buchungen entgegenzunehmen und hatten am Ende ein Alleinstellungsmerkmal, dass Kunden zu unserer Praxis leitete"
Björn Becker, Tierarzt und Social Media Manager – Tierarztpraxis Björn Becker
Die Tierarztpraxis Björn Becker ist eine eigenständige Praxis, die sich seit dem Jahr 1968 auf moderne Tiermedizin spezialisiert hat und ein breites Spektrum an Dienstleistungen für Tiere aller Größen anbietet. Sie bieten auch umfassende Therapie- und Diagnosemethoden an, was einzigartig und wichtig für ihre Mission ist, die besten Behandlungsmöglichkeiten für Tiere zu ermöglichen.
Herausforderungen
Die Tierarztpraxis Björn Becker nahm Terminanfragen ausschließlich über das Telefon entgegen und das Team wurde durch die Anrufe ausgebremst. Sie wollten den Prozess vereinfachen, da die Mitarbeiter ohnehin viel zu tun haben, und dadurch manchmal Anrufe verpasst wurden oder die Kunden lange in der Warteschleife hingen. Deswegen beschloss Björn, Vetstoria zur Entlastung der Praxis einzurichten. Obwohl es eine Herausforderung war, die Mitarbeiter von einer modernen, digitalen Lösung zu überzeugen, erkannten sie bald, dass die Plattform gut zur Praxis passte.
Lösung
“Was mein Interesse geweckt hat, war, dass [Vetstoria] eine integrative Lösung ist. Sie funktioniert direkt mit unserer [Praxisverwaltungs-]Software, ohne dass ich viel Zeit für die Installation aufwenden muss.”
Björn Becker, Tierarzt und Social Media Manager – Tierarztpraxis Björn Becker
Björn Becker erfuhr zum ersten Mal von Vetstoria durch einen Newsletter von Animana zu einer Zeit, als er einige andere Programme verglich, die in seiner Praxis implementiert werden könnten. Er entschied sich für Vetstoria, weil es eine integrierte Lösung ist, die einfach funktioniert, ohne dass man viel Zeit für die Einrichtung und Installation aufwenden muss.
Viele Plattformen bieten eine Funktion zum Anfordern eines Termins an, aber diese Funktion führt letztendlich zu mehr Arbeit für die Praxis, da die Mitarbeiter manuell darauf antworten müssen. Mit der Online-Terminbuchung in Echtzeit von Vetstoria ist kein Nacharbeiten erforderlich. Es hilft auch, Doppelbuchungen zu vermeiden, was ein großer Vorteil ist, um die Arbeitsbelastung der Praxis zu verringern und ihre Effizienz zu verbessern.
“Es ist toll, dass der Termin sofort gebucht ist, und dass man kein freies Zeitfenster suchen und ihn händisch eintragen muss. Das ist jetzt alles weg!”
Björn Becker, Tierarzt und Social Media Manager – Tierarztpraxis Björn Becker
Die Praxis hat Vetstorias Feature für Online-Buchungen mit dem Superchat-Feature auf ihrer Webseite verknüpft. So haben die Kunden verschiedene Möglichkeiten, die Praxis zu kontaktieren oder einen Termin zu buchen. Eine dieser Optionen ist die Verknüpfung des Buchungslinks von Vetstoria mit den WhatsApp-Funktionen der Chatbox. Dadurch wird der Buchungslink eingeblendet, wenn ein Kunde einen Termin buchen möchte.
Quelle: Webseite der Tierarztpraxis Björn Becker
Laut Björn Becker bevorzugen viele Kunden aus dieser Gegend ihre Terminerinnerungen per Postkarte zu erhalten. Das ist eine ansprechende, persönliche Art, eine Erinnerung zu verschicken. Sollte diese Methode zu umständlich sein, kann Vetstorias „Erinnerungslink“ in eine von der Praxis versendete SMS oder E-Mail integriert werden, um sicherzustellen, dass die Kunden keinen Termin verpassen und bei Bedarf einen neuen Termin vereinbaren können.
💡Pro-Tipp:
Wenn Ihre Praxis Postkarten verwendet, um Terminerinnerungen zu versenden, haben Sie die Möglichkeit, einen QR-Code aufzudrucken, damit die Kunden ihn scannen und einen Termin online buchen oder verschieben können.
Das ist ideal, wenn mehrere Kanäle zur Terminbuchung verwendet werden, da man so einfacher den Überblick behält.
Vetstorias Telemedizin-Feature war für die Praxis auch hilfreich – besonders für postoperative Check-ups – und die Mitarbeiter der Praxis hoffen, diese Funktion weiterhin zu nutzen, um mehr Telemedizin-Termine in der Zukunft anzubieten. Die Telemedizin-Funktion von Vetstoria ermöglicht es Praxen, virtuelle Termine für weniger dringende Fälle anzubieten und so Platz in der Klinik für dringende Fälle zu schaffen, die einen persönlichen Besuch erfordern. Für die Telemedizin-Funktionen ist weder Google Meet noch Zoom erforderlich, sodass sich Tierbesitzer mit einem Klick in ihre Videokonsultation einloggen können, ohne zusätzliche Software herunterladen zu müssen.
Ergebnisse
Die Patienten und Kunden von Björn Becker haben sich gut an die Plattform von Vetstoria gewöhnt und empfinden die Online-Buchungsplattform als einfach und schnell zu bedienen. Sie half der Praxis, die Anzahl der täglichen Anrufe zu reduzieren, wodurch die Arbeitsbelastung deutlich reduziert werden konnte.
95%
positives Feedback von Tierhaltern
Quelle: Vetstoria Plattform-Daten von Oktober 2021 – April 2022
Obwohl die Mitarbeiter der Tierarztpraxis Björn Becker bezüglich der digitalen Lösungen von Vetstoria zuerst etwas zögerlich waren, haben sie später festgestellt, wie hilfreich es sein kann. Seit der Einführung der Plattform wird die digitale Lösung gut angenommen, und die Mitarbeiter ermutigen nun die Patienten, Termine über Vetstoria zu buchen.
Das Onboarding und das Setup waren für Björn Becker ein einfacher Vorgang. Nach nur einem Support-Termin war das System einsatzbereit. Der Vetstoria-Kundensupport ist der Praxis weiterhin eine große Hilfe und hat dabei geholfen, Termine und Funktionen einzurichten, die für die Praxis von Nutzen sind.
“Ich wollte, dass es unseren Arbeitsalltag und unsere Verfügbarkeit intelligent abbildet. Das ist uns mit dem Kundensupport ziemlich gut gelungen.”
Björn Becker, Tierarzt und Social Media Manager – Tierarztpraxis Björn Becker
Vetstoria ist für die Mitarbeiter von der Tierarztpraxis BJÖRN BECKER ein Erfolg. Die Praxis hofft, weitere Funktionen der Plattform nutzen zu können, um ihr Angebot zu vergrößern und den Tierhaltern die bestmögliche Gesundheitsversorgung für ihre Tiere zu bieten.
“Versuchen Sie es einfach mal aus. Wenn Sie [Vetstoria] nicht anbieten, wird es jemand anders es tun. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, weil die Leute mehr und mehr online buchen – es wird zur bevorzugten Buchungsmethode!”
Björn Becker, Tierarzt und Social Media Manager – Tierarztpraxis Björn Becker
About
Die Tierarztpraxis Björn Becker ist eine eigenständige Praxis, die sich seit dem Jahr 1968 auf moderne Tiermedizin spezialisiert hat und ein breites Spektrum an Dienstleistungen für Tiere aller Größen anbietet. Sie bieten auch umfassende Therapie- und Diagnosemethoden an, was einzigartig und wichtig für ihre Mission ist, die besten Behandlungsmöglichkeiten für Tiere zu ermöglichen.
Standorte
Bad Bentheim und Heek, Deutschland
Praxisart
Unabhängig
Praxis-Management-System
Wichtigste Funktionen
✅ Online-Buchungen in Echtzeit
